规章制度

档案管理规定


一、总则  

为加强集团档案管理工作,有效地保护和利用档案,特制订本规定。

二、目的:

本规定所称的档案是指过去和现在的集团各职能部室、各子公司从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对集团有办存价值的各种文书、人事、培训、合同、图表、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

三、要求:

档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。

四、范围:

本规定适用于腾龙集团各职能部室及各子公司。

五、内容:

5.1、档案机构及其职责

5.1.1、集团本部及各子公司指定专人负责档案管理工作。

5.1.2、档案工作由集团副总统一领导,人力资源负责接收、收集、整理、立卷、保管,并监督各职能部室及各子公司的档案工作。

5.1.3、人力资源应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。

5.2、档案的管理整理:

5.2.1、方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。

5.2.2、步骤: A. 整理 根据分类和成立时间整理。 B. 分类 根据下述分类方法分类 C. 立卷 区分不同价值确定保管期限:、长期、短期。

  5.3、档案的过程管理:

5.3.1属于集团保管的档案:各职能部室及各子公司的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季度头一个月的十日前将上季度需归档的预立卷的文件整理成册移交人力资源部保管,任何人不得据为己有。

5.3.2、集团本部各职能部室及子公司保管的档案,在每季度头一个月十日前汇编成册上报人力资源部,各分级资料员在每年度一月三十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交人力资源部。

5.4档案监督:

人力资源部根据各职能部室、各子公司上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各职能部室及各子公司档案的管理工作。

5.5、档案销毁:

对超期档案进行登记造册,经人力资源部部长和档案形成部门负责人共同签字、鉴定,档案室审查,报分管领导签批后,方可销毁。

5.6、公司档案的分类及编号:

5.6.1、指定资料员经人力资源部培训后,按有关档案分类及编号要求操作。

5.6.2、在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

5.7、档案借阅:

5.7.1、因公司需要借阅文档的,应填好附件一《档案借阅登记簿》,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

5.7.2、分级查阅:具体的查阅分档,集团拥有的制定权。

5.8、档案管理处罚:

5.8.1、有下列行为之一,据情节轻重,给予50-500元扣薪处理。

5.8.2、若构成犯罪依法追究刑事责任:

     A、毁损、丢失或擅自销毁集团档案

B、擅自向外界提供、抄摘集团档案

C、涂改、伪造档案

D、未及时上报归档或管理不善的档案管理者

   E、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)

5.9、监督考核:

本规定监督责任部门为集团人力资源部。责任人为资料员各子公司的主要负责人;第二责任人为各子公司指定的资料员。

附件一:

档案借阅登记单

借阅时间

名称

档案号

数量

借阅单位

借阅单位负责人

借阅人

联系电话

发件人

归还时间

收件人























借阅事由


 


 

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